perjantai 28. lokakuuta 2011

Projektin tarkoitusta selittämässä

Sain ihan aiheellisen kysymyksen projektin toteutussuunnitelmasta. Hyppäsin blogissa suoraan asiaan ja ohitin tämän keskeisen seikan kokonaan, joten palataanpa perusasioihin.Hakka käteen ja nakuttamaan.

Projektissahan on neljä kokonaisuutta: yhteistyökartoitus, taustaselvitykset, kaupallisten kirjastojärjestelmien kartoitus ja sopivimpien tarkempi tutkimus ja näiden pohjalta tulevan järjestelmän vaatimusmäärittely sekä viimeisenä kilpailutus. Kaikille osille on ajateltu tietty aikajana, mutta käytännössä kaikkea muuta kuin varsinaista kilpailutusta tehdään pitkin projektipolkua.


Näistä tavoitteista nykyjärjestelmien tilan kartoittaminen ja vaatimusmäärittely käyvät käsikynkkää, vähän niin, etten välillä tiedä kummasta on kyse. Nykytilan kartoitus tarkoittaa kirjastojärjestelmiin hankittujen palikoitten ja toimintojen kartoitusta paikoitellen hyvinkin yksityiskohtaisesti. Tässä selvitetään tekniset seikat, rajapinnat, mitä mistäkin palasta maksetaan, minkä verran meillä on tietokannassa tietueita, montako kirjastopistettä, montako käyttäjää. Kokonaisuus on yksinkertaisesti iso.

Vaatimusmäärittely on sitten se paperi, johon kirjataan ne toiminnot ja ominaisuudet, joita meille tulevassa kirjastojärjestelmässä tulee olla. Ja tässä on se pointti: mitä me tarvitsemme? Tottahan me voimme ottaa vaikka Ruotsista mallin, kääntää sen suomeksi ja laittaa Hilmaan, mutta tulos ei vastaa tavoitetta.


Pohdittuani pitkään mistä kulmasta ryhtyisin nykytilannetta avaamaan, päädyin käyttämään valmista vaatimusmäärittelypohjaa, koska joku on niihin jo kertaalleen kartoittanut yleisimmät kirjastojärjestelmien toiminnot - miksi keksisin saman asian uudelleen. Tarkoitus ei ole kuitenkaan, että yksin miettisin mitä meillä nyt ja tulevaisuudessa on, vaan tulen käymään nykyjärjestelmien osa-alueet läpi kunkin osion asiantuntijoiden kanssa. Siinä samalla keskustellaan miten tarpeellisia toiminnot ovat, käytetäänkö kaikkia niitä palikoita joita ohjelmatalo meille tarjoaa, vai jätettäisiinkö jotain toimintoja jo pois vaatimusmäärittelystä. Lisäksi myös mietitään mitä meiltä nyt puuttuu, mitä tarvitaan lisää tulevaisuutta varten.

keskiviikko 19. lokakuuta 2011

Vaativa määrittely

Annetaanpa tälle kirjoitukselle ihan heti alanimeke Osa 1. Ollaan nimittäin sen verran hankalan asian kanssa tekemisissä, ettei yhdellä kirjoituksella asian selvittäminen ole mahdollista, ainakaan tässä vaiheessa projektia.Asiasta keskusteltiin myös Joensuussa 14.10., kuten edellisestä kirjoituksestani voitte lukea.

Vaatimusmäärittely. Ei toivota, että uusi järjestelmä toimisi kivasti ja nopeasti ja osaisi ehkä käsitellä kirjan hyllystä varaamisen Utsjoelta ja lainaamisen Kittilässä, vaan vaaditaan, että järjestelmä toimii kuten on hyväksi ajateltu. Määritellään mitä meistä on hyvä toiminta.

Kirjastojärjestelmämarkkinoiden nykytilasta johtuen Suomessa ei ole viime vuosina juurikaan harrastettu järjestelmien kilpailutusta, ainakin päätelleen siitä, mitä verkosta löytyy tai oikeastaan ei löytynyt. Määrittelyjä on varmaankin tehty, mutta ovatko paperit arkistossa, vinkatkaapa tai lähettäkää sähköpostilla tulemaan? Jotain hyödyllistä kuitenkin löytyi mistä aloittaa, eli UKCS (The United Kingdom Core Specification for Library Management Systems) ja Tahoma Public Libraryn määrittelyt. Pointtihan ei kuitenkaan ole siinä, että kopsataan sopiva määrittely ja hankitaan järjestelmä. Kirjaston pitää selvittää itselleen, mitä toimintoja sillä nyt on ja jatkossa tulee olemaan, mihin kaikkeen kirjastojärjestelmän pitäisi taipua. Mietitään mitä asiakkaat tarvitsevat, onko sidoksia muihin järjestelmiin, mitä tilastoja toiminnasta tarvitaan?

Nasrine Olson tutki väitöskirjassaan millä perusteilla kirjastot tekevät kirjastojärjestelmien hankintapäätöksia. Hyvä huomio oli, että erilaisten taloudellisten ja teknisten vaatimusten lisäksi päätösten taustalla vaikuttaa ihan perusinhimillisiä syitä. Mukavuudenhalusta olisi kiva jos järjestelmä olisi samanlainen kuin vanha järjestelmä, ettei tarvitsi opetella uutta. Käyttäjien toiveissa voi olla myös, ettei järjestelmä muuttaisi liikaa työnkuvia tai jopa veisi töitä. Organisaation tavoite voi olla kuitenkin myös päinvastainen, ja tietynlaisella järjestelmällä voidaan tavoitella tiettyjä strategisia päämääriä tai muuttaa organisaation toimintatapaa tiettyyn suuntaan.

Ennenkuin ollaan siinä pisteessä, että vaatimusmäärittely tallennetaan Hilmaan, ennättää hidas projektityöntekijä-lukija varmaan saada P.D.Jamesin uusimman käännöksen loppuun. Meidän pitää miettiä, mitä me  haluamme jatkossa järjestelmällä saavuttaa. Tietojärjestelmän hankinta-kirjassa on kannustava lause: ”Vaatimusmäärittelyn taso ennustaa lopputuloksen tasoa". 

perjantai 14. lokakuuta 2011

Pitkä matka Joensuuhun

Matkustin torstaina elämäni ensimmäisen kerran Joensuuhun Avoin kirjasto 2013-hankkeen kutsumana. Matka kesti niin pitkään, että lentäen olisin päässyt Karibialle samassa ajassa. Mutta jostain syystä junamatkoilla pystyy keskittymään töihin paremmin kuin tylsällä reittilennolla jonnekin rannalle, ja Pohjois-Karjalankin maisemat olivat ihan kauniita. Koettakaa tekin kestää loppuun seuraava pitkä runoelmani mieleeni päällimmäiseksi jääneistä aiheista.

Aamupäivän innostunut fiilikseni vaihtui hämmennykseen Tampereelta saapuneiden Petri Tonterin ja Eeva-Riitta Peltosen esitysten edetessä– miten voi noin hyvin säilyttää mielenrauhan näin keskeneräisen kirjastojärjestelmän kanssa? Aurora koostuu tällä hetkellä kolmesta osasta: asetukset, asiakaspalvelu ja aineistonhallinta, joista PallasExtraan pohjautuva asiakaspalvelu toimii selaimessa, asetukset ja aineistonhallinta työasemalle asennettavalla client-ohjelmistolla. Hankintaosion sanotaan pohjautuvat nykyiseen Origoon, mutta siinä on Eeva-Riitan mukaan vielä jonkin verran korjattavia kohtia. Hyvä parannus PallasProhon on, että Aurorassa parametrejä pystytään muuttamaan pitkälti kirjastoissa, tosin laina-aikojen hallinta on melkoinen sekamelska. Järjestelmään on tulossa päivitys marraskuussa, joka toivottavasti korjaa osan virheistä – eikä aiheuteta lisää uusia - ja Petrin mukaan pävityksillä onkin saatu korjattua ohjelman kaatuilua. Uusi Aurora on nyt enemmän modulaarinen kuin toimittajan vanhat järjestelmät, mutta moduulien kesken on kuitenkin ongelmia, koska niille on ilmeisesti määritelty päällekäisiä toimintoja.

Me kirjaston sisällä ajattelemme varmaan asioita välillä liian vaikeasti ja kuvittelemme asiakkaiden ajattelevan tietojen maailmaa Boolen operaattorien mukaan. Eeva-Riitta kertoi, ettei Arenan tarkka haku toimi oikein kun sinne laittaa useita hakutekijöitä, mutta asiakkaat ovat hyvin tyytyväisiä ja kertovat löytävänsä kaikenlaista mukavaa. Tassu ylös lukija: kuka aloittaa Googlen haut tarkennetun haun kautta?

Aamupäivällä intouduttiin puhumaan myös vaatimusmäärittelyistä, niiden puutteesta ja siitä, kantsisko tehdä jotain yhteisesti. Kirjastojärjestelmän vaatimusten määrittely ei ole mikään pikku suupala, joten olisi hyvä jos saataisiin yhteisesti aikaan vaikka jonkinlainen pohja tai sapluuna siitä, mitä ominaisuuksia järjestelmissä olisi hyvä olla. Tästä olisi hyötyä niin kirjastojen kesken kuin myös järjestelmäntoimittajille viestinä mitä me oikein haluamme.

Tampereen tietokannan konvertoinnista Marc21-formaattiin oli seurannut muutamia epämiellyttäviä seikkoja. Järjestelmässä oli toistettu 084-luokkakenttää, mutta konversiosääntöihin ei oltu kirjattu mitä sen toistumille tehdään, joten ohjelma oli arponut tiedonhaussa merkityistä hyllypaikoista milloin minkäkin, mistä oli seurannut ylimääräistä liikehdintää virkailijoiden keskuudessa – katsonpa täältä, pieni hetki, ei ollut siellä, katsotaanpa sitten tuolta. Tosi kiva.

Konversio todisti myös kaksi muuta Anna Viitasen raportissakin kerrottua virhemahdollisuutta: kenttien toistaminen vaikka säännöt sen kieltävät ja kentän jääminen toisen kentän alle. Eli kannattaisi tehdä kunnon testikonversio, jotta mahdollisesti havaittaisiin toistuvat virheet ja ne voitaisiin ottaa huomioon varsinaisessa konversiossa.

Onko kirjasto tulevaisuudessa vain logistinen järjestelmä vai digitaalinen järjestelmä kyseli Matti Sarmela Kirjastot.fi:stä, ja väitti, että hykyiset järjestelmät on suunniteltu enemmän tai vähemmän toimitus- ja ylläpitoprosessien hallintaan. Mitkä ovat tulevaisuuden tehtävät, missä käyttäjät ovat ja mitä haluavat? Eipä vastausta löytynyt tänäänkään, mutta järjestelmien hankinnan kannalta pitäsi joskus löytää kirjastokiikarit joilla näkisi kymmenen-kahdenkymmenen vuoden päähän mikä meitä siellä odottaa. Nyt voi vain kuunnella jotain epämääräisiä aaltoja ja virtoja. No näin epämääräisesti Matti ei sentään puhunut. Mutta jos yhteisluettelo olisi toiminnassa ja sitä käytettäisiin, jo se olisi todella radikaali muutos nykytilanteeseen, kun yksittäisiin kirjastoihin tarvittaisiin kevyempiä järjestelmäiä. Ideaalissa tilanteessa kirjastot voisivat poimia haluamansa palvelut pilvipalveluiden joukosta. Utopiaako? Jotain uutta oli Antti Pakarisen mielestä nähtävissä jo Tukholman kirjaston uusilla webbisivuilla. Papukaijamerkit niille jotka keksii mitä ne on ja kommentoi tänne.

Ennen loppukiriä katsottiin vielä Kyyti-kirjastojen sivuja. Projektin tuotteena Kyytin asennusprofiili ja moduulit ovat vapaasti ladattavissa ja hyödynnettävissä. Sivujen tuotanto on hyvää vauhtia siirtymässä osaksi normaalia kirjastotyötä ja palvelimen ja ohjelmiston ylläpito on jo osittain ulkoistettu. Sivusto ei selvitysten mukaan ole varsinainen asiakkaden hang-a-round-paikka, vaan sitä käytetään tiedonhakuun ja omien tietojen ylläpitoon.

Vieraanvaraiset joensuulaiset säästivät oman hankkeensa esittelyn viimeiseksi, joten arvuuttelujen varaan jää, miten herkullista keskustelua työviikon päätteeksi käytiin. KirjastoWikistä kannattaa käydä katsomassa Olli-Antti Kivilahden kooste Mitä Kohalla on tarjolla. Kehittämistyötä vaatii ainekin osakohteiden luettelointi sekä hankintamoduulin muokkaaminen. Käännös on myös iso tehtävä, vaikka se kuulemma käännösohjelmalla sujuisikin näppärästi. Kehittämistyö kuulostaa kuitenkin luovalta: koska me saadaan etähyllynäkymä, jolla voi katsella jonkin kirjan vieressä kirjahyllyllä olevia kirjoja aakkosten molempiin suuntiin?






tiistai 11. lokakuuta 2011

Iloisia ihmisiä Ruotsinmaalla

Ovatko Ruotsissa asiat toisin: järjestelmät toimivia, kirjastot edelläkävijoitä ja palvelu on menossa jo 3.0-versiossa? Jotain tämänsuuntaista voitiin todistaa road tripilla lokakuun ensimmäisellä viikolla, kun automatkailin kirjastotoimenjohtaja Ritva Nurminoron ja asiakasliittymäprojektista vastaavan Marjo Perälän kanssa Götanmaalta koko pitkän matkan kotiin pohjoiseen. Matkalla vierailimme kaikkiaan seitsemässä kirjastossa.

Ensimmäinen vierailukohde oli Borås, mukava – Oulun kokoinen – pikkukaupunki, missä ei voinut olla törmäämättä joka toinen vuosi järjestettävän kuvanveistofestivaalin tuotteisiin. Itse kaupunginkirjasto oli äskettäin muuttanut vanhaan mutta vasta remontoituun kulttuuritaloon, jossa kirjasto toimii yhdessä laajassa salissa. Heti sisäänkäynnillä hämmästytti rakenteilla oleva, 21:een lajitteleva palautusautomaatti, jota ei aiotakaan eristää asiakastiloista, koska kirjastotila halutaan pitää yhtenäisenä. Toisaalta, miksipä ei, olihan koneen käyntiääni sangen hiljainen. Varsinaisen pääkohteemme oli kirjastossa käytössä oleva Mikromarc-kirjastojärjestelmä, johon käyttäjät vakuuttivat olevansa tyytyväisiä, samoin järjestelmätoimittajan tukea kehuttiin hyväksi. Järjestelmä vaikutti hyvin joustavalta, ja kirjastoilla on laajat ylläpitomahdollisuudet, mm. auktoriteettitietojen käsittelyyn, parametrimuutoksiin ja käyttäjätietojen hallintaan. Järjestelmän ulkoasu oli selkeä ja käytettävyyttä lisäsivät dynaamiset, kunkin toiminnon kohdalta löytyvät ohjeet. Lisäksi järjestelmään kuuluu itsepalvelu-toiminto eli liittämällä tarvittavat lukijat ja tulostimet kirjasto pystyy järjestämään palvelun ilman erillistä itsepalveluohjelmistoa. Yleisesti tuntui, että järjestelmässä ei ollut juurikaan puutteita, muistiin on jäänyt vain lehtihaun heikkous ja asiakkaille lähtevien kirjeiden manuaalinen  tulostaminen, jonka senkin voisi saada mahdollisesti toimimaan e-kirjeenä.

Tukholmassa löysimme pienen hakemisen jälkeen seuraavan kohteen eli Sture bibliotekin aivan metron sisäänkäynnin varrella. Kirjasto on profiloitunut selkeästi uusimpaan ja kysytyimpään kirjallisuuteen sekä dvd-elokuviin . Muunneltavilla tilaratkaisuilla ja todella pienellä henkilöstöllä – 6 henkeä, kirjasto auki joka päivä, viikossa 49 tuntia! - pienessä tilassa pystytään järjestämään todella paljon tapahtumia.

Pikkuisen metrokirjaston vastapainoksi vierailimme jättimäisessä Kulturhusetissa toimivissa kirjastoissa. Plattan on heti pääsisäänkäynnin vieressä oleva kirjasto, joka tarjoaa kauno- ja taidekirjallisuutta ja e-sanomalehtiä. Tuhlaan turhaan sanoja kuvailemalla kirjastoa, katsokaa itse oppaamme Catharina Fogelströmin esittely, jossa näette mm.Kulturhusetin työvaatteen eli mustavalkean huivin sekä hauskat hyllyopasteet. Plattanilla oli luovuttu täysin kirjastoluokituksen käytöstä, ja teokset oli ryhmitelty käyttäjien tarpeiden mukaan valittujen genrejen mukaan. Videolla näkyvät myös pienet palvelupisteet, joita oli käytössä myös muissa näkemissämme kirjastoissa. Virkailijat olivat näkemissämme kirjastoissa pääsääntöisesti asiakaspalvelussa ja nimenomaan palvelemassa ja opastamassa asiakkaita, ja kirjastoissa oli laajasti käytössä itsepalvelulainaus ja –palautus.

Kaikissa näkemissämme kirjastoissa oli asiakkailla käytössä Mediajukebox-palvelu, jossa on tarjolla elokuvia, kielikursseja ja äänikirjoja. Teokset saa ladata itse haluamalleen tallennusvälineelle, kuten Ipodille tai muistitikulle, josta asiakkaan tulee poistaa materiaali kuukauden kuluttua lataamisesta. Helppokäyttöinen palvelu, joka kuitenkin kärsii liian pienestä ja vanhasta valikoimasta – kaikki kustantajat eivät innostu vapaasta lataamisesta. Palvelu on ollut Ruotsissa käytössä jo jonkin aikaa, ja teknisesti suuntautuneen Dieselverkstadin johtaja kaipailikin jo jotain uutta ideaa.

Rum för Barn on alle kymmenenvuotiaitten kirjasto, jonka yhteydessä on myös taidepaja. Tio Tretton-kirjastoon on yli 13 vuotiailta ihan oikeasti pääsy kielletty, mutta pääsimme onneksi kurkkimaan sisälle aukioloaikojen ulkopuolella. Enemmän kuin kirjastolta tila vaikutti nuorten omalta paikalta, missä he voivat tehdä läksyjä, askarrella, kokata keittiössä, pelata tai loikoilla mahtavilla sohvilla ja ikkunalokerikossa – rakennelmalle ei taida olla oikeampaa nimeä.




Neljäs kirjasto, Bibliotek Film & Musik, oli itse asiassa aika tavallinen musakirjasto, tosin mielenkiintoisin kalustein. Kulturhusetin kirjastot saavat rahoitusta Tukholman kaupungilta, mutta organisatorisesti kirjastot kuuluvat Kulturhusetiin.

Viimeinen vierailukohteemme oli Nackassa yrityspohjalla toimiva Dieselverkstadin kirjasto, joka sijaitsi keskellä vanhaa teollisuusaluetta. Nykyisen kirjaston tiloissa teollinen toiminta päättyi 2002, jolloin päätettiin luoda nuorille käyttäjille suunnattu kirjasto. Tämä painopiste huomioitiin rekrytoinnissa, ja kirjaston kuudesta työntekijästä vain kolmella on kirjastoalan koulutus, muut ovat media-, vapaa-ajan- ja nuorisoalan ammattilaisia. Kirjasto toimi aluksi osuuskuntaperiaatteella, mutta käytännön syistä toiminta muutettiin osakeyhtiöksi vuonna 2009. Kirjaston työntekijät ovat osakkeenomistajia, ja Nackan kunta maksaa kirjastopalveluista lainojen, aukioloaikojen ja käyntien mukaan. Kysyimme Margareta Swanelidilta mitä hyviä ja huonoja puolia hän näkee yksityistämisestä seuranneen, ja hänen mukaansa alun yksinäisyyttä ja eristyneisyyttä lukuunottamatta (Dieselverkstaden on vain yksi Nackan kunnan kirjastoista, jotka ovat kaikki erillisiä yksiköitä) kirjastolle asiasta on koitunut vain hyvää. Hallinto on kevyt, henkilökunnan palkkaus ja lomaedut on yleisiä kirjastoja paremmat, mistä osittain seuraa, että henkilökunta on sitoutunut työhönsä. Swanelidin mukaan kirjastolle jää pakollisten kulujen jälkeen vielä rahaa vapaasti käytettäväksi haluttuihin toimintoihin, koska yrityksen tavoite ei ole tuottaa voittoa. Lisäksi kirjastolla on hyvät yhteydet toimittajiin ja yrityksiin, jotka haluavat tulla nähdyksi kirjastossa. Esimerkkinä asiakaspalvelun notkeudesta hän mainitsi, että jokaisella työntekijällä on osakkaana mahdollisuus tehdä hankintoja, joten jos asiakas toivoo jotain hankittavaksi, häntä palveleva virkailija voi tehdä päätöksen saman tien. Tämä ei hänen mukaansa kuitenkaan tarkoita, että kirjasto hankkisi vain hittejä ja huippunimiä, vaan asiakkaat haluavat monenlaista kirjallisuutta. Nackan asukkaat ovat tutkimusten mukaan tyytyväisiä kirjaston palveluihin, kuten ilmeisesti myös kuntakin, joka on tänä vuonna pyytänyt muiltakin kirjastoilta esityksiä miten toiminta yksityistäen voisi sujua. 

Viikko kului ruotsin kielikylvyn merkeissä, joten jätin suosiolla kameran kotiin ja keskityin puhutun ymmärrykseen. Valokuvia löytyy kuitenkin matkatoveri Marjon kamerasta, joten kuvallista jatkoa seuraa.