Päätös on uusi alku

Tammikuussa oli huojentunut olo - noin tunnin verran. Kirjastojärjestelmän ohjausryhmä kokoontui viimeisen kerran ja puheenjohtaja napautti projektin päättyneeksi. Huokaisin helpotuksesta.

Projekti on ollut minun mittakaavassa Iso. Mutta se on ollut myös kiinnostava, haastava, houkutteleva, opettava, motivoiva ja viheliäinen.

Paljon saatiin aikaan, kiitos ohjausryhmän ja aktiivisen kirjastojen henkilökunnan täällä Lapissa. Projektissa selvitettiin nykyisten järjestelmien tilanne ja laskettiin paljonko kirjastot oikeasti käyttävät järjestelmien pyörittämiseen kuntalaisten rahaa. Järjestelmiä tutkittiin ja tietoa kerättiin. Tärkeä pointti oli tulevan kirjastojärjestelmän vaatimusmäärittelyn saaminen luonnosvaiheeseen.

Mutta eihän sitä huojennusta kestänyt kuin hetkinen, kun saman tien polkaistiin käyntiin samaisen ohjausryhmän uusi työpaja, kirjastojärjestelmän vaihtoa valmisteleva työryhmä. Nyt ryhdytään tositoimiin - käydään katsomassa paikan päällä miltä järjestelmät näyttävät ja työstetään vaatimusmäärittely kilpailutuskuntoon. Ja mikä parasta: suunnittelu tehdään yhdessä Etelä-Lapin kirjastojen kanssa.

Tulevia papereita odotellessa voitte lukaista oheisen projektiraportin tai - todellisille harrastajille - kirjastojärjestelmän vaatimusmäärittelyn luonnoksen.

Ensimmäiset kolmesataa riviä

Koko opuksen rivimäärä tällä hetkellä on 1087. Tässä ensimmäisessä setissä fraasi "kirjasto voi" tai "käyttäjä voi" esiintyy 97 kertaa, sen sijaan fraasia "olisi ihan kiva jos voisi jotain tehdä itsekin" ei löydy yhtään. Tunteja kulunut? Monia, sekä omia että työkavereiden, joille iso kiitos osallistumisesta verkkosessioihin sekä kärsivällisestä kuuntelusta ja hyvistä kommenteista.

Kirjastojärjestelmän vaatimusmäärittelyn vaikein asia on ajatella toisin. Vaatimusmäärittely ei ole selostus mitä nyt tapahtuu, vaan mitä pitäisi tapahtua, että asiat sujuisivat mallikkaasti ja käyttäjän aika ei kuluisi tietojen hakemiseen, moninkertaiseen klikkailuun ja turhautumiseen.

Nyt arvioinneille ja arvosteluille on tarjolla  luonnos asiakaspalvelun vaatimusmäärittelystä.

kuva MTSOfan

Osiosta puuttuu vielä tiedonhaun osuus, sillä siinä työn vetäjä huomasi eniten kipuilevansa nykytilan kanssa. Myös muut osiot ovat vielä liian keskeneräisiä katseltavaksi, mutta työ jatkuu syksyllä ja lopullinen luonnos pitäisi olla valmiina kun illat ovat pimenneet jouluun. Myös vaatimusten arviointi pakollisten ja toivottavien ominaisuuksien osalta on jätetty luonnoksesta vielä tässä vaiheessa pois. Dokumentissa on kenttä, johon voitte jättää kommentteja nimellä tai nimettömänä. Kiittäen etukäteen poistun lomalle, sillä maanantainahan täälläkin alkaa viikkojen hellejakso.

Iteraatioilla ihannetuloksiin

Jos lyö sitkeästi päätä seinään, niin pää ei välttämättä hajoa vaan seinään tulee reikä. Alun takkuamisen jälkeen solahdin mukavaan flow-tilaan uuden Arena-verkkokirjaston rakentelussa. Ja sitten tökkäsi: vuosikausia taustalla pyyteettömästi raksutellut verkkokirjaston palvelin rikkoontui. Syy ei ollut löytynyt tällä erää tästä työpisteestä, vaan konesalimuutosta, joissa palvelin jouduttiin sammuttamaan. Tämän jälkeen se ei enää halunnut käynnistyä. Olisi pitänyt tietää: jos se toimii, älä koske siihen.

Jouduin siis koskemaan jälleen kirjastojärjestelmän vaatimusmäärittelyyn. Pieni tauko ja etäisyys oli ollut asialle vain hyväksi: katselin määrityksiä uusin silmin ja kurtistuvin otsin, ja kohta sai Excelin etsi-korvaa-toiminto töitä.Muistinvirkistys ja tietojen päivitys tulikin tarpeeseen, sillä edessä oli matka Helsinkiin, missä UKJ:n eli Uuden kirjastojärjestelmän suunnittelun kakkosvaihe pistettiin kunnolla käyntiin 6.6. Paikalle oli saapunut kokoussalillinen ammattilaisia, etänä verkossa tilaisuutta seurasi ilmeisesti reilut sata henkeä.

UKJ-hanke sai OKM:ltä tälle vuodelle hakemansa avustuksen, jolla hankkeeseen on palkattu kehittämispäällikön lisäksi 5 asiantuntijaa.  Työtä valvomaan on asetettu ohjausryhmä ja Kansalliskirjaston projektinhallintaryhmä. Ensimmäisen vaiheen kirjastojen edustajista koottuja työryhmiä on yhdistelty ja jäljellä on nyt neljä suunnittelun asiantuntijaryhmää.

Tämän vuoden aikana hankkeessa keskitytään tarkentamaan kirjastojärjestelmän määrityksiä sekä laatimaan projektisuunnitelma, missä määritellään toteutuksen tapa ja vaiheistus. Määrityksiä jatketaan kokonaisarkkitehtuurin pohjalta siten, että suunnittelun asiantuntijaryhmät keskittyvät tieto- ja toiminta-arkkitehtuurin kuvauksiin ja hankkeeseen palkatut asiantuntijat vastaavat tietojärjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuurien suunnittelusta.

Asiantuntijaryhmissä on yhteensä 54 edustaajaa neljästä eri kirjastosektorista, joista yleisten kirjastojen  edustajia on 8.  Työ tapahtuu pääasiassa etäpalavereina ja sähköpostilla. Jotta UKJ:ssa saataisiin oikeasti myös yleisten kirjastojen ääni kuuluville, olisi yleisten kirjastojen edustajien määrää saatava vielä kasvatettua. Mukaan luvattiin ottaa kaikki halukkaat ja jälki-ilmoittautuneet, joten jos tiedät jotain kirjastojen toiminnasta ja haluat vaikuttaa uuden järjestelmän suunnitteluun, tule mukaan porukkaan! Asiantuntijaryhmien (ja koko UKJ:n) toimintaa voi myös seurata hankkeen wikissä, minne voi jättää kommentteja koko prosessin ajan.

UKJ:n pohjaratkaisu tulee olemaan avoimeen lähdekoodiin perustuva modulaarinen kokonaisuus, joka integroituu muuhun kansalliseen palvelukokonaisuuteen. UKJ:n luetteloinnin ja tietokannan perusta tulee olemaan Melinda ja verkkokirjastona toimii Finna.

UKJ:n kehittämisessä tullaan käyttämään ketteriä menetelmiä, joista seminaarissa oli kertomassa Celkee OY:stä Sami Lempinen. Ketterä kehitys on erityisesti it-hankkeisiin suunnattu menetelmä, jossa kehittäminen tapahtuu sykleittäin. Uutta julkaistaan säännöllisesti ja nopeasti ja virheet voidaan korjata heti kehittämisen ollessa käynnissä.

Valittuun menetelmään kuuluvat osaltaan käyttäjäkertomukset, joissa kuvataan mitä käyttäjä - it-tuki, kirjastovirkailija, asiakas - tekee, esim. " Asiakkaana haluan päättää, saanko lainauksestani kuitin paperisena vai sähköpostiini". Lähtökohta ei siis alkuvaiheessa vielä ole: järjestelmä tekee jotain, tai vielä pahemmin: järjestelmän on tehtävä jotain juuri näin.

Verrattuna perinteisempään vesiputousmalliin ketterillä menetelmillä on tutkimustenkin mukaan todennäköisyys epäonnistua pienempi. Perinteinen it-ohjauksen malli on ns. vesiputousmalli, jossa projektin eri vaiheet seuraavat toisiaan kuvan osoittamalla tavalla. Mikäli tässä mallissa huomataan vasta testaus - tai peräti julkaisuvaiheessa, ettei ohjelma toimi, on prosessissa palattava pitkä askelma taaksepäin.

Kuva: Sami Lempinen, Celkee Oy

Ketterässä mallissa kehittäminen tapahtuu iteraatioissa eli sykleissä, joiden jälkeen kehitettyä toimintoa katselmoidaan ja se joko hyväksytään tai palautetaan kehittelyyn - tai huomataan ettei toiminnolla ole oikeasti mitään käyttöä, ja se voidaan poistaa ohjelmasta kokonaan. Toisin kuin fyysisten esineiden, esim. talon rakentamisessa, onnistuneessa it-projektissa lähtökohta on vaikeissa kysymyksissä, talonrakennuksessa ainakin maallikko katsoo kuvastosta kivannäköisen mallin ja miettii vasta myöhemmin miten sähköpistokkeet laitetaan. UKJ:n kaltaisessa it-projektissa aluksi on selvitettävä miten yhteydet Melindaan ja Finnaan saadaan rakennettua, sillä jos näissä möhlitään, ei kivalla ulkoasulla ja näppärillä kilkkeillä kirjastossa pyöri muu kuin  it-päällikkö pitkinä unettomina öinä pakoreittejä pohtien. Ja silloin kannattaa siirtyä telkkarin ääreen ja pistää pyörimään Piin elämä.

Piki irti ja puhtaaksi eli tietokantasiivousta Tamperella

Kansalliskirjaston kuvailun tiedotuspäivillä 20.3. Tarja Mäkinen ja Mace Ojala ovat puhuneet kirjastojen tietokantojen laadusta. Ilmeisesti tilaisuutta ei kokonaisuudessaan videoitu, joten meille poissaolleille keskustelun sisältö näyttää jäävän arvoitukseksi. KK:n sivulta löytyy kuitenkin molempien alustukset ja muualta verkosta Macen varsinainen raportti Piki-tietokannan siivousmenetelmistä, joka onkin varsin kiinnostavaa luettavaa. Ja paikoin hidasta luettavaa, koska ilman ohjelmointitaitoja saa merkkejä tuijottaa hetkisen, ennen kuin koodeista muodostuu jotain, joka voi päänsisäisissä prosesseissa kääntyä yleiskirjastoa puhuvan ajatustasolle.

Kyseessä oli kahden kuukauden projekti, jonka tavoite oli ”parantaa PIKI-kirjatojen bibliografisen tietokannan laatua ja kehittää kirjastojärjestelmän ulkopuolisia, tietoteknisiä menetelmiä sen tekemiseen”. Kysymys herääkin oitis: miksi tietokannan ulkopuolisia menetelmiä, miksi muutoksia ei voisi tehdä suoraan tietokantaan?

Projekti meni suoraviivaistaen näin: PIKI-tietokannasta otettiin ulos dumpiksi sanottu tietueet sisältävä datapaketti, jota Mace pyöritti eri vinkkeleistä, haki virheitä, epäloogisuuksia, puutteita eli suoritti louhintaa ja analysointia. Toinen kysymykseni koskeekin seuraavaa oletettua loogista askelta: miksi siivottua dataa ei voitu laittaa takaisin tietokantaan?

Kylmä hiki selässä raporttia lukee kuin jännitysromaania - timanteista voi haaveilla, mutta tässä louhinnassa tulee pahaa tulosta. Dataa tutkittiin eri näkökulmista: teknisessä tarkastuksessa tutkittiin ovatko tietueiden koodit käytetyn MARC21-formaatin mukaisia. Sitten selvitettiin kenttiin merkittyjä arvoja ja arvojen paikkansapitävyyttä. Selvisi, että tietokannassa on esim. tietueita, joilta puuttuu kokonaan nimiö tai 008-informaatiokoodikenttä jota ei saa (ja toivottavasti ei voi) toistaa. Kenttien sisältöä on koneellisesti vaikeampi tutkia, mutta siitäkin voi selvittää esim. päivämääriä, joita ei tietueissa pitäisi olla, esimerkiksi vuodelle 2102 julkaistuksi merkitty Valtaojan uutuus. Mitä veikkaatte, onko copyright-tieto merkitty jokaisessa tietueessa samalla kirjoitusasulla? Vastaavatko kielikoodit Kansalliskirjaston listaa? Onko kontrolloimattomien asiasanojen kentässä myös kontrolloituja asiasanoja? Ei, ei, kyllä. PIKI:ssä on käytössä 25 sijaintipaikkaa, erilaisia sijaintipaikkakoodeja tietokannasta löytyi noin 2000 erilaista versiota.

No mitä sitten, jos joku kielikoodi ei ole oikein, ja kyllähän sitä ymmärtää jos vuosi on vahingossa kirjoitettu väärin. Mutta tylsämielinen apparaatti, joka orjallisesti tekee mitä käyttäjä pyytää, ei ainakaan vielä osaa päätellä Valtaojan liittyvän vuoteen 2012 vuosien 1013 ja 2103 - tai Konnun - sijaan, ja antaa hienosti muotoiltuun hakuun ikävän tuloksen nolla - tai pahempaan, olipa kysyjä kirjaston virkailija tai Pirkko kotikoneellaan.

Palataan siis laatuun. Kirjastojenkin tietokantojen laatuun pätee Macen lainaamien Ken Gleasonin ja Q. Ethan McCallumin mukaan on neljän ceen juttu:

1. Complete (is everything here that’s supposed to be here?)
2. Coherent (does all of the data “add up?”)
3. Correct (are these, in fact, the right values?)
4. aCcountable (can we trace the data?)

Mitä mielenkiintoista omasta tietokannasta löytyisi? Olisiko data siistiä ja oikeanlaista? 

 givepeaceachance http://www.everystockphoto.com/photo.php?imageId=2227513&searchId=4c85b3625c95b8bf313d47934599eef5&npos=4

IFLA 2012 : Osa 5 Avointa dataa ja kansainvälisyyttä

Avoimeen dataan liittyviä kysymyksiä käsiteltiin keskiviikon National Libraries and open data -sessiossa. Elisabeth Niggemann Saksan kansalliskirjastosta muistuttu, että kirjastojen katalogit ovat itse asiassa aina olleet avoimia mistä on voitu olla ylpeitä. Tekniikan muutos on sulkenut datan, ja päätös jättää datavarannot avaamatta on historiallisessa perspektiivissä perusteluja vaativa päätös. Hän muistutti kuitenkin, että avaamisen jälkeen kirjastojen ei ole enää helppo määritellä olemassaolonsa tärkeyttä, ja datan avaaminen pitää tehdä harkitusti. Gildas Illien Ranskan kansalliskirjastosta kuvasti datan avaamista kuin lennoksi kuuhun - yhtä fiktionaalista ja mahtavaa kuin Tintin kuulento. Illienin mukaan toisaalla avatut muiden alojen datavarannot voivat nostaa myös kirjastodatan merkitystä, ja päästään oikeasti käsiksi linkitettyyn avoimeen dataan.

Alkuviikon teknologiapainotteisen tarjonnan jälkeen päätin konferenssin viimeisenä päivänä laajentaa tajuntaa myös oman osaamisalueen ulkopuolisilla luentoja ja kuulla mitä Länsi-Euroopan ja Yhdysvaltojen ulkopuolella tapahtuu kirjastomaailmassa. Valinta palautti mieleen kaiken pilvihötön ja tekniikan ylistyslaulun jälkeen kirjaston peruskysymykset ja kirjastojen merkityksen ympäröivälle yhteisölleen.

Manoj Kulkarni: Empowering Library Users, Establishing Channel of
Communication for Service Quality Expectations of Trainers from
Government Administrative Training Institute (ATI) Libraries in India

Kuuntelemani sessiot olivat Empowering library users to solve problems: our stories sekä Building collaboration between LIS educators and practitioners in developing countries: transcending barriers, creating opportunities. Näistä ensimmäinen sisälsi esitelmiä kirjastonkäytön tutkimuksista sekä tutkimustulosten hyödyntämisestä käytännössä. Tähän sessioon kuului myös aiemmin esittelemäni Susan Archambaultin Gimlet-tutkimus. Jälkimmäinen käsitteli kirjasto- ja informaatiotieteen opetuksen suhdetta käytäntöön kehittyvissä maissa.

Ajatuksia herättävin esitys oli Manoj Kulkarnin puheenvuoro, jossa hän kertoi kaikissa Intian osavaltioissa sijaitsevissa State Administrative Training Institutes -oppilaitoksissa tehty selvityksestä, jossa kartoitettiin kirjastonkäyttäjien odotuksia kirjaston palveluista. Tutkimustulokset voivat suomalaisiin oloihin tottunutta aluksi ehkä hymyilyttää, mutta eivätkö esimerkiksi nämä tärkeimmiksi listatut odotukset päde myös meillä:

• Tila: In the institute the library should be considered as a place for knowledge and wisdom. The catalogue should be a reliable source of information about the holdings of the library.
• Palvelut: Library materials should be shelved promptly
• Henkilöstöstä: The library staff should offer a personalized service to locate a document when users want. The library staff should be approachable, welcoming and courteous.

Chuima Saccanand, Thaimaa: Building collaboration
between LIS educators and practitioners in Thailand. 

Ehkä lievästä konferenssiväsymyksestä johtuen torstai-iltapäivän luentojen sisällön sijaan huomioni kiinnittyi esiintyjissä ja esityksissä ilmeneviin eroihin, ja pääsin vertailemaan kansallisten stereotypioiden todenperäisyyttä sekä tekemään huomioita kansallisista eroavaisuuksista. Olimme omalla konferenssiporukalla, vastoin kansallisen stereotyypin mukaista tuppisuista käytöstä, hakeneet aktiivisesti kontaktia ulkomaisiin konferenssivieraisiin, ja niin saimme jutella mm intialaisten, etelä-afrikkalaisten, brasilialaisten, brittien, saksalaisten sekä monien muiden ihmisten kanssa niin kirjastoista eri maissa kuin sopivista tuliaisista ja ostospaikoista sekä iloisesti yllättäneestä helteisestä viikosta ja Helsingin kaupungin konferenssivieraille tarjoamasta joukkoliikennekortista. IFLA 2012 Helsingin parasta antia uusien tutkimusten, innovaatioiden ja tapausesimerkkien rinnalla olikin juuri tuo kansainvälisyys: kuulla mitä muualla tapahtuu ja ymmärtää missä me olemme menossa.

Seuraava IFLA järjestetään elokuussa 2013 Singaporessa. Tämänvuotisen kokemuksen perusteella suosittelen lämpimästi muillekin!

IFLA 2012 : Osa 4 Kirjastojen tekninen tulevaisuus on jo täällä

OLCL:n rinnakkaisseminaarissa tiistaina puhunut Andrew Pace esitteli OLCL WorldSharea, joka on eräänlainen tulevaisuuden kirjastojärjestelmän ja verkkokirjaston yhdistelmä. Kyseessä on uuden sukupolven järjestelmä, jollaisia esimerkiksi Marshall Breeding on peräänkuuluttanut artikkelissaan New Library Collections, New Technologies: New Workflows. WorldShare on alusta ja kokoelma erilaisia appseja eli sovelluksia, joilla kirjastot voivat tarjota käyttäjilleen yhdeltä luukulta e-aineistoja, tietokantoja, kirjastojen kokoelma jne.

Kirjastojärjestelmien lisäksi iso uusi juttu kirjastoissa on RFID-tarrojen käyttöönotto ja niitä hyväksikäyttävät laitteet ja sovellukset. Library RFID Ltd:n omistaja Nick Fortune kertoi kuluvana vuonna tehdystä kansainvälisestä tutkimuksesta RFID:n käytöstä kirjastoissa. Suurin osa vajaasta 500 vastauksesta tuli Britanniasta ja toiseksi eniten Australiasta, kirjastoista eniten vastasivat yleiset kirjastot. Kyselyn tavoite oli käyttöselvityksen lisäksi myös välittää käyttäjille tietoa mitä muut käyttäjät pitävät esim. eri toimittajista ja tarroista, ja toisaalta toimittajille tietoa miten he onnistuvat käyttäjien mielestä.

 Andrew Pace: OLCL WorldShare

Kyselyn mukaan investointeja perusteltiin kulujen leikkaamisella, varaston hallinnan parantamisella, strategisista syistä, turvallisuuden lisäämisellä ja paremmalla tilankäytöllä.

Fortunen mukaan tutkimuksen oletuksena oli, että RFID:tä käytetään yhdessä kirjastojärjestelmän kanssa, sen integraatio muihin järjestelmiin ja standardien noudattaminen on tärkeää. Tulokset olivat kuitenkin osoittivat, että RFID:tä käytetään eri lailla kuin kuviteltiin: integrointi ei ollut merkittävää, eikä standardeja tunneta. Ilmeisesti kirjastoissa on käytössä rinnakkain RFID-tarroja ja muita merkitsemistapoja (ja siten rinnakkain sekä RFID-laitteet että muu lukutapa), koska esim. Britanniassa vain puolet vastanneista kirjastoista oli tarroittanut koko kokoelman. Vastauksista selvisi, etteivät käyttäjät tienneet minkä tyyppisiä tarroja käytettiin ja millä tekniikalla tarrat kommunikoivat kirjastojärjestelmän kanssa. Lieneekö edellinen mitenkään yhteydessä siihen, että käyttäjät eivät olleet innokkaita suosittelemaan toimittajia muille kirjastoille.

Suomalaisista kokemuksista RFID-käyttöönotosta kertoi Eevaliisa Colb. Hänen mukaansa Helsingin Yliopiston kirjaston RFID-tarrojen käyttöönoton syyt olivat melko yhtenevät Fortunen tutkimustulosten mukaan sillä erotuksella, että HUK:ssa tavoitteena on ottaa myös käyttöön innovatiivisia applikaatioita.

IFLA Helsinki 2012 näyttelyosastolla oli mukana P.V. Supa, joka on yksi kotimaisista RFID-tarrojen toimittajista. Heillä oli esittelyssä erilaisia RFID-tekniikkaan perustuvia älyhyllyjä, kuten palautusautomaatti, joka kertoo mihin RFID-tekniikalla varustettuun palautushyllyyn tämän pitäisi laittaa kirja, tai itsepalveluna toimiva lainaus-palautus-automaatti-kaappi.

IFLA 2012 : Osa 3 Pilvipalvelut ja yksityisyyden suoja verkossa

Pilvipalveluilla tarkoitetaan yleensä verkon kautta jaettavia palveluita tai tiedon säilytystä, jossa ohjelmistoja ja laitteita ylläpitää kolmas osapuoli. Palvelulle on näin olennaista, että tiedon varsinainen varastointipaikka voi olla hyvinkin kaukana, ja tietoa käytettäessä sitä joudutaan siirtämään erilaisten hallinnollisten alueiden läpi.

IFLA 2012 Helsingin ohjelmassa osallistuin Cloud computing -sessioon,  joissa pureuduttiin sekä pilvipalvelun teknisiin että juridisiin kysymyksiin, että käsiteltiin myös verkossa liikkuvan tiedon yksityisyyttä.

Internet Societyn edustajan Christine Runnegarin mukaan yksityisyyden suojaamiseksi Internetissä liikuttaessa on erilaisia keinoja, mutta myös erinäinen määrä tapoja kalastella käyttäjien henkilötietojen lisäksi myös kaupallisessa tarkoituksessa hyödyllisiä tietoja. Nettiä käyttäessämme jätämme sinne jalanjälkiä halukkaiden seurattavaksi. Tietoa annetaan monella tavalla rekisteröitymällä erilaisiin palveluihin tai vaikka rekisteröitymällä IFLA:an - useimmin lukematta sopimusta ennen hyväksymis-painikkeen painamista.  Amazonin ja Googlen e-kirjoja lukiessa järjestelmään tallentuu tieto miten pitkällä kirjassa ollaan menossa, mitä kirjasta haettiin ja monestiko se avattiin. Erilaisia tietoja keräämällä yritykset tunnistavat käyttäjiä ja näin esimerkiksi Mac-tietokoneen käyttäjälle tarjotaan palvelussa kalliimpia hotellihuoneita kuin muille. Runnegarin mukaan yksityisyyden suojaamiseen on kuitenkin todella herätty ja ei-toivottun seuraamisen estämiseksi kehitetään jatkuvasti uutta arsenaalia.

Kuva Manoj Kulkarnin esityksestä. 

Pilvipalveluiden avulla organisaatio voi keskittyä varsinaiseen osaamisalueeseensa IT-infrastruktuurin rakentamisen ja ylläpidon sijaan. Palvelun muita etuja ovat mm. halvat perustamiskustannukset, nopea käyttöönotto, muokattavuus, joustava käyttö ja mahdollisuus käyttää uusia innovaatioita. Pilvipalveluiden avulla organisaatio voi saada käyttöönsä myös asiantuntijuutta ja kehittyneitä palveluita, joihin sillä ei itse olisi mahdollisuuksia.

Cloud computing -sessiossa puhuneiden Clifford Lynchin että Patrick D. Flahertyn mukaan pilvipalveluiden käyttöön liittyy joukko riskejä, jotka kannattaa huomioida palvelua suunnitellessa. Lynchin mukaan palvelun hinnoittelussa tulee ottaa huomioon myös varsinaisen ylläpitomaksun lisäksi mahdolliset tiedonsiirtomaksut. Flahertyn lainsäädäntöön ja yksityisyyden ja datan suojaamiseen liittyvässä puheenvuorossa hän toi esille mahdollisuuden tiedon väärinkäyttöön ja altistumisen vieraan maan lainsäädännölle ja säännöksille kun tietoa siirretään. Toisaalta hän kysyi, miten organisaatioiden läpinäkyvyyden vaatimukset täyttyvät kun pilveen tallennetusta tiedosta ei useinkaan itse asiassa tiedetä mihin se on varastoitu ja miten sitä käsitellään ja jaetaan.

Kirjastojen näkökulmasta pilvipalveluiden turvallisuuteen kohdistuu erityisiä vaatimuksia, koska toisaalta kirjastoihin julkisina laitoksina kohdistuu tarkempia yksityisyyden suojan säännöksiä ja vastaavasti kirjastojen tietojärjestelmiin tallentuu henkilötietojen lisäksi yksilön mieltymyksiin ja toimintaan liittyvää sensitiivistä tietoa.

Pilvipalvelua suunnittelevan tulisikin selvittää mihin tieto lopulta varastoidaan ja miten siihen päästään käsiksi. Mikäli tieto siirtyy eri maiden verkkojen läpi, onko näissä maissa kunnolliset lait jotka suojaavat siirrettävää tietoa, ja missä määrin nämä lait eroavat oman maan lainsäädännöstä. Erona Flaherty mainitsi esim. Yhdysvaltain Patriot Act-lain, joka hänen mukaansa mahdollistaa tietojen luovutuksen viranomaisille useita muita maita herkemmin. Flaherty esitti lopuksi tarkistuslistan varmistettavista kysymyksistä, jotka löytyvät myös hänen artikkelistaan.